PTAの会計担当者の役割とは？仕事内容・年間スケジュール・失敗しないコツ

PTAの会計担当とは？仕事内容・年間スケジュール・失敗しないコツを完全解説 「PTAの役員決めで会計になっちゃったけど大丈夫かな……」「計算は苦手だけど、何をすればいいの？」「簿記なんて習ったことないんだけど……」そんな不安を感じている方も多いのではないでしょうか。 PTAの会計は、保護者から預かった貴重な「会費」を預かり、子供たちの活動のために適切に運用・報告する、非常に責任が重い役割です。しかし、ポイントさえ押さえれば、決して恐れることはありません。この記事では、PTA会計の基礎知識から、実務のコツ、負担を減らす方法までを徹底的に解説します。 1. PTAの会計の役割・目的は？ PTAの会計の役割・目的は、保護者から集めた会費などの収入と、行事費や備品購入費といった支出を正確に管理・記録し、予算や決算を通じてお金の流れを分かりやすく可視化することで、PTA活動を円滑に進めるとともに、会費が適正に使われていることを示し、保護者や学校からの信頼を維持・向上させることにあります。そして、それを担う会計担当者の最大のミッションは、「PTA活動にまつわるお金を正しく管理し、お金の流れを透明化すること」です。 PTA会計担当の基本的な役割 会計担当者は、学校や地域でPTAが行う教育支援活動に必要なお金を管理します。具体的には、保護者から集めた会費や寄付金、バザーなどの収益金を管理し、各委員会の活動費や行事で使用する備品代、部活動の助成金などを支払います。 「1円のズレも許されない」というプレッシャーはありますが、基本的には「入ってきたお金」と「出ていったお金」を正確に記録すればOKという仕事です。家計簿よりはちょっと複雑ではありますが、やるべきことはシンプルです。 PTA会長・副会長との違い 会長： PTAの顔として、学校や地域との交渉、全体の意思決定を行います。 副会長： 会長のサポートや、各委員会の取りまとめを行います。 会計： 「お金」という側面から活動を支える実務の要です。 会長が「何をしたいか（企画）」を考えるのに対し、会計は「予算内でそれが可能なのか・してよいのか（財務）」を判断し、実行を支える役割を担います。 PTA会計が重要な理由 PTAの会費は、加入する全ての保護者が公平に負担しているものです。もし管理がずさんであれば、会員からの信頼を失い、最悪の場合はトラブルに発展することもあります。 数年前、日本PTA全国協議会（いわゆる日P）での不明瞭な経費使用が明らかになり、全国各地のPTAが脱退を検討する契機となりました。もちろん、組織を私物化した数名の幹部が悪いのですが、この事件の背景には、会計担当者が会長の暴走を止められなかったという側面もあります。 単位 PTA においても 会長が「こんなイベントにお金を使いたい」とか「ノートパソコンを買い替えたい」と主張した場合において、今年度の予算に入っていないからダメとか、予算内であっても必要な支出とは考えられない、とブレーキを踏む、 それが本来、 会計担当に求められる役割です。現実には難しいと感じる人もいるでしょうが、その自覚があるだけでも十分抑止力になります。逆に、会計がしっかりと透明性を保って運用されていれば、PTA活動そのものへの理解と協力が得やすくなります。 ですから会計担当はいわば、PTA活動の「信頼の土台」を支える非常に重要なポジションなのです。 2. PTA会計の仕事内容一覧 ここではPTAの会計担当者の仕事を大きく4つに分けてみます。 お金を集める仕事（会費管理） 徴収確認： 学校側や銀行と照合し、加入者分が正しく集まっているかを確認します。 未納対応： 転入生や未納者への案内（督促）を行うこともあります。 支払い・精算の仕事 経費の精算： 領収書と引き換えに、立替分を支払います。 外部への支払い： 講師謝礼や備品購入費、連合PTAへの分担金などの振込対応をします。 委員会費の精算： 委員会内の費用精算については、委員会内の会計責任者に一任しているのが一般的です。 帳簿・通帳の管理 帳簿の記入： 「いつ・誰に・何のために」を記録し、領収書を保管します。 エクセルへの入力： デジタルでの集計を並行して行います。 通帳記帳： 定期的に銀行へ行き、残高と帳簿が一致しているかを確認します。 予算案・決算書の作成 予算案の作成： 年度初めに「今年は何にいくら使うか」の計画を立てます。 決算報告書の作成： 年度末に「実際にいくら使ったか」をまとめます。 監査対応： 会計監査を受け、正しく処理されていることを証明してもらいます。 3. PTA会計の年間スケジュール 時期 主な業務内容 4月〜6月（繁忙期） 前年度からの引き継ぎ、予算案の作成、定期総会での承認、会費徴収 7月〜12月（安定期） 各行事（運動会・バザー等）の精算、中間決算（進捗確認） 1月〜3月（超繁忙期） 決算報告書の作成、会計監査の受検、次年度への引き継ぎ準備 4. PTA会計で多い失敗と注意点 PTAの決算書作成が大変 各PTA所定のフォーマットに合わせて決算書を作成します。基本的には家計簿の延長とは言え、独自のルールがあり、会計に不慣れな人には大変心労の多い作業です。ましてや表計算ソフトに慣れていないとその負担は何倍にもなります。 対策：決算書作成を仕組み化するため、アプリの導入を検討しましょう。 帳簿が合わない原因 その原因として最も多いのが、「後でまとめて入力しよう」という先延ばしです。ちょっとした支払いの記録漏れなのに、それが積み重なると、原因究明に多大な時間がかかります。 対策：「お金を動かしたらその日のうちに記録する」が鉄則です。 PTAにおける領収書をめぐるトラブル 領収書がないと不正を疑われるリスクがあります。 対策：紛失時の「出金伝票」ルールを整備しましょう。感熱紙のレシートは消えやすいため、コピーを取る・スマホ撮影などで画像のバックアップを取るのも有効です。 引き継ぎがうまくいかない理由 独自すぎる会計処理や、複雑なエクセル関数が原因で次代が混乱することがあります。 対策：誰が見てもわかる「業務マニュアル」やFAQを残しましょう。 5. PTA会計をラクにするコツ デジタル管理が基本 まずは手書きの金銭出納帳はやめて、エクセル（またはGoogleスプレッドシート）に全面的に切り替えましょう。 自動計算： 表計算ソフトを使えば計算ミスがゼロになります。便利に使おうと思えば複雑な関数が登場しますが、基本的には足し算だけです。 検索性： 過去の備品購入履歴なども検索機能ですぐに見つけられます。 デジタル化のメリット 共有がスムーズ： クラウド管理なら、会長や監査担当者とリアルタイムで数字を共有でき、透明性が高まります。 ペーパーレス： 領収書をスキャンしてデータ保存すれば、管理の手間を省けます。 負担を減らす考え方 「smartPTA」の活用：市販の会計ソフトはPTAの実態に合わないことが多く、フォーマットの変更もできないという悩みがあります。そこでおすすめなのが「smartPTA」です。自由にカスタマイズが可能で、各単位PTA特有の報告形式にも柔軟に対応できるため、会計の負担を劇的に軽減できます。 続きを読む