PTA会計DX入門：ネットバンキングと会費キャッシュレス化で仕事を半分にする 実践ガイド

PTAでは現金での精算が主流ですが、キャッシュレスの流れはいずれPTAにもやってくるかもしれません。

本稿は、私自身はまだ実現できていないのですが、AIと一緒に考えたちょっと先の未来予想です。

PTAの会計担当を務めている方の中には、「毎月の現金管理が大変」「集金や精算 に時間がかかりすぎる」と感じている方が多いのではないでしょうか。

IT化を活用すれば、これらの負担を大 幅に軽減できます。 本稿は妄想レベルでネットバンキング・キャッシュレス決済・クラウド帳簿を組み合わせた「PTA会計DX」の具体的な進め方を、お伝えします。なにかヒントになれば幸いです。

PTA ネットバンキングと口座開設で脱・現金を進める

現金管理のリスクと「脱・現金」のメリット

現行のPTAでは、ほとんどが現金での受け渡しをしているでしょう。現金は紛失・盗難・数え間違いのリスクがありますし、銀行窓口に行く時間もかかりま す。 フルタイムで働いている場合は、ATMでお金をおろすのもひと苦労です。

そして何よりも精算するのに直接対面する必要があるというのが問題です。
全員が近所に住んでいる公立の小中学校ならともかく、私が関わっている都立の高校となると、行くまでに1時間以上かかったりするわけで、これをスマホ決済とかネットバンキングの振込に切り替えることで、PTA会計管理の見える化と作業時間の削減が 同時に進みます。

PTA 口座開設の基本と金融機関の選び方

この10年ほどの間に、PTAをはじめ、任意団体名義の銀行口座開設はとてもハードルが上がってしまいました。

PTAなどの任意団体でも、団体名義で口座開設しやすい銀行があります。 ゆうちょ銀行やネット銀行を比較し、手数料、通帳の有無、ネットバンキング対応をチェックして、自校のPTAに合う口座を選びます。

ネット銀行とPTA ネットバンキングの安全な使い方

ネット銀行では、ID・パスワード管理とワンタイムパスワードが重要です。 ログイン情報を複数人で共有する場合は、最小限にとどめ、役職交代のたびに変更します。 操作マニュアルを作り、誰が見ても同じ手順で使える状態にします。

デビットカード・振込で立替を減らす支払いフロー

備品購入を個人のクレジットカードに頼ると、立替精算が面倒です。 PTA口座にひもづくデビットカードや銀行振込を使えば、会計の現金取り扱いが減り ます。 支払いフローを図にして、役員会で共有しておきます。

ネットバンキング明細とクラウド会計 PTAの連携

ネットバンキングの入出金明細をCSVでダウンロードし、会計ソフトや Googleスプレッドシートに取り込むと、転記ミスが減ります。 オンライン明細を監査役や会長とも共有し、二重チェックしやすくします。

PTA 会費 キャッシュレスで集金業務を軽くする

PTA 会費 キャッシュレス化の全体像と進め方

まずは現状の集金回数や未納状況を確認し、どこからデジタル化するかを決めます。 少額の経費精算から試し、慣れてきたらPTA会費にも広げるなど、段階的にキャッシ ュレス化を進めると混乱が少ないでしょう。

会費 集金ツールの比較：コンビニ・カード・QR決済

コンビニ払い、クレジットカード決済、スマホのQRコード決済など、会費の集金 ツールには特徴があります。 手数料負担、入金確認のしやすさ、保護者の使いやすさを比較し、複数の選択肢を用 意するのも一案です。

学校徴収金との一括引き落としと事務との調整

給食費など学校徴収金の口座振替がされる際、PTA会費を一緒に徴収する方法もあります。 小中学校はPTAが独自に引落し処理をする例が多いでしょう。逆に高校は学校に委任している例が多いようです。
後者の場合、学校に引落し事務を委託する契約書を用意しましょう。学校事務との役割分担、非会員の扱い、誤引き落とし時の返金方法を事前に協議し、 覚書や文書でルールを残すことが大切です。

保護者への周知とトラブルを防ぐルールづくり

新しい決済方法は、事前説明が不足すると混乱のもとになります。 プリントや学校アプリで、支払い期限、手数料、対応できない家庭への代替手段をて いねいに伝えます。 問い合わせ窓口もはっきり示しておきます。

PTA 会計 DXを進めるITツールと引き継ぎ術

PTA 会計 DXの目標設定と優先順位の決め方

PTA 会計 DXは、すべてを一度に変える必要はありません。 まず「現金を減らしてペイペイ送金できるものはそれを使う」とか「帳簿をオンライン化する」など、達成しやすい目標を一つ決 めます。

効果が出ると役員の理解も進み、次の改善につなげやすくなります。なお、帳簿のオンライン化にはsmartPTAがベストです。

Googleスプレッドシートなどクラウド帳簿の作り方

Googleスプレッドシートを使えば、会長・会計・監査が同じファイルを同時に編 集できます。 科目名を統一し、委員会ごとのシートを用意するなどの方法が考えられます。 アクセス権限を設定し、閲覧だけの人と編集できる人を分けます。

オンライン会議とチャットで予算審議を効率化

ZoomやGoogle Meet、LINE WORKSを使えば、夜に学校へ集まらなくても予算会議が できます。 チャットで事前に質問を集め、会議後はデジタル議事録を共有フォルダに保存しま す。 移動時間が減り、参加しやすくなります。

PTA 引き継ぎ デジタル化とクラウドストレージ

USBメモリだけの引き継ぎは、紛失やデータ破損のリスクがあります。 Googleドライブのようなオンラインストレージに、決算書、予算書、マニュアルを年度ごとのフォルダで 整理します。 検索も簡単になり、新役員が過去事例をすぐ確認できます。

セキュリティとパスワード管理の基本ルール

DXが進むほど、セキュリティ対策も重要になります。 パスワードは役員グループでのみ共有し、任期が終わったら必ず変更します。 個人の私用端末には重要データを保存せず、クラウド側のアクセス権限で管理するなど、ルールを作るとよいでしょう。

PTA改革を進めるために、ぜひ他の記事もご参照ください

PTAの会計業務は、一度仕組みを整えれば、毎年の負担を大きく軽減できます。 本記事で紹介したネットバンキングやキャッシュレス決済の導入は、PTA会計の負担を軽減する第一歩です。
PTAはなかなか変われないので、大変ではありますが変わってしまえば、どうしてあんな変な事やってたんだろうねと笑いとばす時が必ず来ます。

さらに、PTAの効率化・健全化を進めるためのヒントとして、当ブログの他の記事 もぜひご参照ください。 「PTA繰越金と学校寄付の基本と実務」「会計監査の準備手順」「予算書のつくり方 」など、現場で即役立つ情報が満載です。

PTAが「負担」ではなく「子どもたちの未来を支えるやりがいのある活動」になる よう、私たちと一緒に改革を進めていきましょう。