PTAの会計監査とは？　PTA会計の監査マニュアル

そもそも会計監査って、、、なんなの？監査のやり方教えます

本稿は、PTA会計の監査担当者のための記事です。本部側の会計担当者の役割については、PTA会計担当者の責任と立場もご覧ください。

私はもともと公認会計士の仕事をしていました。といっても公認会計士の業務を知らない方が大半で、税理士との違いを説明できる人も多くはない（というか、ほとんどが知らない）のでまずはそこから。

「公認会計士」と「税理士」、どちらも会計の専門家だという認識はお持ちだと思います。一般の方には混同されがちですが、業務内容には明確な違いがあります。

公認会計士の最も重要な業務は、上場会社の決算書が正しいかどうかを確かめる「会計監査（法定監査）」です。これは法律で定められた公認会計士のみが行える独占業務です。

企業の財務諸表が実際の取引を正しく反映しているか、不正や誤りがないかを第三者の立場で検証し、「この会社の財務情報は信頼できる」と社会に対して証明する役割を担っています。

つまり、決算書を作成するのではなく、会社が作成した決算書を正しいと言えるかを調査するのが公認会計士の主業になります。

一方、税理士の主な業務は決算書の作成や税務申告、税務コンサルティングです。税金の計算や申告手続きの専門家であり、決算書の監査証明を行う権限はありません。

PTA 監査において必要なのは、当然、税金の計算ではなく「収支報告書が正確か」「お金が適切に使われたか」の検証です。

そのため、税務の専門家である税理士よりも、監査の専門家である公認会計士の視点がより直接的に役立ちます。

この記事では、かつて上場企業の法定監査も行っていた私が、長年のPTA役員の経験からPTAの実態も踏まえ、PTA監査のあるべき姿について解説します。

まず、最初に嬉しくない事実を申し上げる必要があります。

「残念ながら、多くの PTA 監査は形骸化しています」

単に数字が合っているかを確認するだけの「ハンコ押すだけの作業」になっているのが実態なのです。

私の学校では、そうなっていますし、つい最近までは数字のチェックすら飛ばして、「ココとココにハンコお願いします！」と言われるがままに、ただのハンコ屋さんになっていたのです。

監査の役割は「はんこマシン」でも「犯人探し」でもなく、「みんなのお金が適切に使われたことを証明する」ことです。

この記事では、監査のプロが見る視点を PTA 向けにわかりやすくまとめました。

「今年こそ、形骸化しない本物の監査をする」

その決意を持って読み進めてください。自信を持って監査に臨めるはずです。

PTA 監査の本質と目的｜正確性・網羅性・妥当性の 3 視点

01. 会計士の視点から見たPTA監査のあるべき姿

企業監査と PTA 監査は、本質的に同じです。

会計監査は、会社の決算書が実際の会社の状況を正しく反映しているかを確かめ、「この会社の財務情報は信頼できる」と証明する仕事です。

PTA 監査も本質はまったく同じ。会計担当者がまとめた決算報告書の内容を第三者として確認し、「この PTA のお金は適正に使われた」とPTA会員向けに報告することが役割です。

監査の目的は「信頼の証明」

「監査」という言葉には取り調べのような堅苦しくて厳しい印象をもつ方もいるかもしれませんが、監査は会計担当者を疑うための場ではありません。

PTA 全体の信頼を証明し、お金にまつわる不正や誤解が生まれにくい、健全な組織をつくるためのプロセスです。

しかし、「信頼の証明」を放棄し、単なる数字の確認で済ませてしまう監査が後を絶ちません。

疑問が生じたときは、「この処理の背景を教えてください」と穏やかに事実確認するだけで十分です。

責め立てるような聞き方は避けつつも、「納得いく説明が得られるまで質問する」姿勢が、形骸化を防ぐ鍵です。

02. 監査で確認すべき「3 つの視点」

企業監査では、財務諸表が「正しく・漏れなく・適切に」表示されているかを検証します。PTA 監査でも、同じ 3 つの視点で確認します。

⚠️ PTA監査が形骸化している理由

①正確性・②網羅性は「数字が合っているか」「領収書が揃っているか」「計算があっているか」の確認にすぎません。

「数字が合っているか」「領収書が揃っているか」は目が見えれば十分です。

「計算があっているか」は電卓を叩けばいいのですが、今や、表計算ソフトで作成されていることも多いでしょうから、この場合は計算式が適切に用いられているかということになります（もしも手書きの帳簿を見る機会があれば、PTA専用会計ソフトsmartPTAの導入を勧めしましょう）。

これらは特に難しい話ではありません。

しかし③妥当性の確認は、保護者代表としての判断力が求められる、監査担当者にしかできない仕事です。

私が、冒頭で多くの PTA 監査が機能していないと書いた理由は、現場では➀➁ばかりで、この③をスルーしてしまうことにあります。

この「妥当性の検討」は本来ならば、本部の会計担当が担っているはずの役割でもあるのですが、本部の会計担当は「前例通りだから」「会長が決めたことだから」という理由で妥当性をチェックすることなく支出してしまうことが少なくありません。

ですから、妥当性の検討を無視すると、PTAの会計はザルになってしまいます。

「領収書があればなんでもOK」

ということになりかねません。


数年前に、日本PTA全国協議会の幹部が横領事件を起こしました。

一部記事を引用します。

日Pの事務局幹部2人が懲戒解雇になった。関係者によると、不正な会計処理が疑われて出入り禁止になっていたはずの元幹部を日常的に事務局に出入りさせ、便宜を図っていたことなどが問題視された。

　この元幹部とは、5日後の17日に埼玉県警が背任容疑で逮捕した青羽章仁被告のことだ。

　起訴状によると、青羽被告は、日Pが2022年に発注した所有ビル「日P会館」（東京都港区）の雨漏り工事にからみ、自らの利益を得る目的で工務店に代金を水増し請求させ、日Pに約1205万円の損害を与えたとされる。本来の見積価格は約673万円だったにもかかわらず、工事代金は計約1878万円になったという。さいたま地検は青羽被告の認否を明らかにしていない。県警は、青羽被告が水増し分を自身が関与する会社を通じて受け取ったとみている。

　青羽被告は工事発注当時、「参与」という肩書で事務局を事実上統括していた。県警によると、工事の発注先は、青羽被告と知人関係にあったとみられる、さいたま市内の工務店だった。

日本の刑事法では、どんなに高額の横領事件でも◯刑になることはありませんが、全国のPTAに不信感を与えた罪は重く、個人的には万死に値します。

なぜこんな事件が起こるか考えて頂きたいのですが、外見上は経理担当が請求書通りの金額を払っています。

数字合わせだけしていたら、こんな事件は防げないということは分かるでしょう。

会計担当者はこいつに意見できる雰囲気ではなく、言いなりにお金を払っていたことが明らかです。

無論、一番悪いのはこの元幹部という奴です。

でもこんな奴が出てきてしまうのは、言いなりで意見できない会計担当者と数字合わせで仕事をしているつもりになっていた監査、これら組織側の問題なのです。

監査が形骸化すると、このようにPTA会計不正が起こりやすい構造　が生まれてしまいます。

私の学校で実際にあった事例：妥当性が問われる支出

• 事例1：「サプライズイベント」と称して、職人による打ち上げ花火を実施（30万円）
• 事例 2：ソフトボール同好会の備品として、高価な金属バットを購入

実はこれらはいずれも私のPTA経験のなかで実際にあった事例で、会長の独断専行でなされました。

ただ会長本人に悪意はなく、「（子供たちのために）良かれと思って」「PTA活動を盛り上げるために」行われた支出です（私の意見では、自分がやりたいから、自分が欲しいから、なんですけど）。

会計担当者も断りきれず処理しました。

そして監査も数字合わせに終始し、形骸化していたため、結局誰も咎めることはありませんでした。

もし、監査が機能していればどうでしょうか？

会長が「あとで監査担当者から『この支出に保護者全員が納得すると思いますか？』と問われるかも知れない」と思ったならば、防げた可能性があります。

だから、監査はPTA本部に対する最後のブレーキ役としての役割がある、という認識を是非持って頂きたいと思います。

予算をオーバーした項目があったらどうする？

さて、よく聞かれる質問で、「予算をオーバーしてしまいそうだがどうすればいいか」というものがります。

多くのPTA会計において、全ての支出項目を予算内に収めることが重要命題とされています。そのように先輩から引き継いだ会計担当者もいることでしょう。

しかし、その結果、どうなっているかと言えば、絶対に予算オーバーしないように、多めに予算額を設定する、そんなPTAが多くあります。

実際には1-2万円しか支出見込が無いのに、予算としては10万円設定されている項目が並んでいる、というようなことが私の学校でも続いていました。

あるいは研修費が予算オーバーになってしまうので、科目を変えて会議費で処理しよう、というような例もあります。

企業会計を多く見てきた私の感覚で言えば、こんな予算は何の役にも立ちません。

もし、予算オーバーした項目があった場合は、「やむを得ない事情があったのか」「そもそも予算の見積もりが甘かったのか」を把握し、次年度の予算改善にもつなげればそれでよいのです。

何のための予算なのか、そんな基本を忘れて、割り当てられた金額内で収めることが目的になっていないか、問うてみてもよいでしょう。

PTA本部で問題提起し、気付けばよいのですが「予算内に収めなければ」「会長の意向は絶対」と洗脳された会計担当者もいるので、本部から独立した立場にいる監査担当者にその役割も期待したい所です。

洗脳を解くところから始めるので、時間はかかるかもしれませんが、健全なPTA運営のために避けては通れない道です。

PTA会計監査のやり方 実施手順とチェックリスト｜準備書類から当日の確認まで

03. 会計担当者への事前依頼：準備してもらうもの

さて、心構えのような話は終わりにして、具体的な監査の手順に話を移しましょう。

スムーズな監査を行うためには、監査日の 1〜2 週間前に以下の準備を依頼してください。

会計担当者に準備してもらうもの

💡 ポイント

1. 通帳記帳と帳簿の残高一致を確認しておいてもらう
   通帳記帳を依頼します。3 月 31 日が土日と重なってしまったような場合、通帳への反映が遅れるケースがあります。
   未反映分があれば、その内容を別途メモで示してもらいましょう。
   また、預金と別に小口現金がある場合は、現金を用意してもらいます。
   
2. 領収書に通し番号を振ってもらう
   領収書ファイルに帳簿の行番号と同じ通し番号が振られていると、照合作業が大幅に短縮できます。また、感熱紙レシートはインクが消えることがあるため、コピーや手書き補足を用意してもらいましょう。
   
   ノートに領収書を全部貼り付けている例が多いと思いますが、目的は何なのかと言えば検索性を高める事ですから、本来は番号順でも日付順でも、ようするに探しやすくなっていればいいのです。おススメは番号順に並べてホチキスでガチャン、これだけです。

04. 監査当日の進め方とチェックリスト

進行の共有

会計担当者に加え、できれば会長にも同席してもらいましょう。

妥当性に疑問が生じたとき、その場で確認・判断できる人がいると円滑に進みます。

冒頭 5 分で「今日の流れと目的」を全員で確認してください。

確認の手順

1. 現金残高の確認（小口現金が帳簿残高と一致するか実数を確認）
2. 通帳と帳簿の照合（期首・期末残高、主要な入出金を突き合わせ）
3. 領収書と帳簿の照合（通し番号をたどり、全件または抽出でチェック）
4. 予算書との比較・妥当性の確認（各科目の金額と支出内容を確認） ← ここを最も重視してほしい、とクドクド書いております
5. 疑問点のヒアリング（会計担当者や会長に背景を穏やかに確認）

監査当日のチェックリスト

監査報告書・総会報告・引継ぎ｜責任ある監査役の務め

05. 監査報告書の書き方

難しく考える必要はありません。以下の 4 点を簡潔に書けば十分です。

✅ 監査報告書に書く 4 つの項目

1. 監査実施日
2. 確認した書類の範囲（帳簿・通帳・領収書など）
3. 監査の結果（適正 または 指摘事項あり）
4. 監査担当者の氏名・捺印

文例（問題なし・適正の場合）

監査報告書

○○年○月○日、下記書類について監査を実施しました。
記
・現金出納帳・収支台帳（○○年度分）
・預金通帳
・領収書等証憑書類一式
・予算書
・規約

一切の帳簿および証憑書類を照合した結果、収支が正確かつ網羅的に記録されており、支出内容も規約および予算の範囲内で適正に行われていることを認めました。

○○年○月○日 監査担当者 氏名 ㊞

ミスや不一致が見つかった場合

誤字・科目の入れ違いなど軽微なミスは、その場で修正してもらい、修正内容を議事録に残します。

金額の不一致など重大な問題が見つかった場合は、焦らず決算承認を保留し、再確認・再監査を提案してください。

「おかしい」と感じたことを見逃さないことが、監査担当者としての誠実な姿勢です。

06. 総会での報告のしかた

総会では、数字を細かく読み上げる必要はありません。

私も慣例で続いていた、数字の読み上げを廃止させました。

書いてある金額を読むだけなんて、全く無駄でバカげています。

会員が聞きたいのは「お金は正しく使われたか」という一点です。以下のように短く伝えるだけで十分です。

💬 総会での発言例

「帳簿・通帳・領収書を照合し、収支が正しく記録されていることを確認しました。また、各支出が規約および予算の範囲内で行われていることを確認しました。以上より、○○年度の決算は適正であると判断いたします。」

07. 監査を終えたら：次年度への引き継ぎ

企業監査では、当年の監査調書を翌年の監査チームに引き継ぎ、監査の質を年々積み上げていきます。

PTA 監査でも同じ発想を取り入れましょう。

監査で気づいた改善点や、スムーズだった進め方をメモに残し、来年度の担当者に渡してください。それがこの監査の最大の成果です。

📝 次年度担当者への引き継ぎメモ：書いておくこと

• 今年の監査で気づいた書類整理の改善点（例：領収書番号が振られていなかった）
• 確認に時間がかかった箇所とその理由
• 会計担当者への事前依頼でうまくいったこと・足りなかったこと
• 妥当性の観点から来年度に注意してほしい支出項目
• 監査当日の所要時間・同席者の構成

✦ まとめ

会計の専門知識がなくても、「正確性・網羅性・妥当性」という 3 つの視点さえ持っていれば、実効性ある監査は必ずできます。

特に強調した、妥当性の確認は、保護者代表として「このお金の使い方に納得できるか」を問うだけでよく、特別な資格は不要です。それこそが、監査担当者にしかできない最も大切な仕事です。

「例年そんなことはしてないから」「面倒だから」という理由でこのチェックを怠れば、監査は単なるハンコ押し作業になってしまいます（私自身は数字合わせなら何の魅力もない業務だと思います）。

PTA の活動が、子供たちにとってより良いものになるよう、皆さんの監査が一助になれば幸いです。

「形骸化しない監査」を、あなたの任期で実現してください。

実際問題として、監査担当者の皆さんが、自信を持って監査に臨めることを願っています。