PTA会計の役割と年間スケジュールを基礎から学び透明で安心な運営にする実務 ガイド

PTA会計を任されたけれど、「何から始めればいいか分からない」「ミスしたらど うしよう」と不安に感じていませんか？ 実は、PTA会計は「難しい専門知識」ではなく、「ルールと仕組み」で誰でも安心して務められる役割です。 本記事では、PTA会計の基本的な役割・年間スケジュール・効率化のポイントを、現場で使える形でお伝えします。

PTA会計の役割とPTA役員の仕事の基本

PTA会計の役割とお金の「共同財産」という考え方

PTA会計は、本部役員のうち、会員から集めた会費や寄付金という「共同財産」を預かる立場です。 会計担当者の役割を理解し、保護者間の交流・子どもたちの教育環境改善といった目的のために、公平でムダのない支出を考えることが重要です。

まず押さえるべきなのが 公費と私費の違いです。本来、学校のお金（＝地方自治体のお金）で購入すべきなのにPTAが資金負担している例がたびたび問題になっています。以前からこうなってる、ではなくPTAとして望ましいのか改めて本部もしくは委員も含めて議論してみてはどうでしょうか。

PTA役員の仕事の中での会計担当の位置づけ

会長・副会長・書記などPTA 役員の中で、会計はお金の記録とチェックを担 当します。単なる事務係ではなく、活動計画や予算編成の場に参加し、数字の面から 意見を出すパートナーになります。

会計担当に求められるスキルと心得・NG行動

難しい資格は不要ですが、丁寧なメモ、締切を守る力、誠実さが大切です。一人 で判断せず、迷ったら役員会で相談することが基本です。現金の私的流用は大問題となりますので、当然ですが、几帳面で誠実な方が望まれます。原則としてレシートのない支出はしないように徹底しましょう。

PTA会計と法律・口座管理の基礎知識

多くのPTAは「任意団体」として銀行口座を作っています。できれば個人口座では なく団体名義にします。ただし近年は、PTA名義の銀行口座開設や名義変更を受け付けない金融機関も多くなっていますので、悩ましい所ではあります。

PTA会計で扱う主な書類と帳簿の種類

予算書、決算書、現金出納帳（出入りを記録するノート）など、基 本の書類があります。どの帳簿に何を書くかを一覧にしておくと、新しい会計係でも 迷わずに作業でき、引き継ぎもスムーズになります。紙ベースのPTAも多いですが、決算書はどうしてもエクセルなどを利用することになるでしょうから事務の簡素化・オンライン化を進めたいところです。どこから手を付けていいかわからないなら、会計さんsmartPTAをお勧めします。

PTA会計の年間スケジュールと予算・決算の流れ

年度初め：PTA予算編成と総会での承認まで

前年度の決算書をもとに、PTA 予算編成を行います。基本的に前年を踏襲することが多くなりますが、特別な予定があるとか、前年の反省を踏まえて変更することも検討します。行事予定と見込み金額を並 べ、赤字にならないよう調整します。できた予算案は役員会で確認し、PTA総会の議 案書に入れて、会員の承認をもらいます。

年間スケジュール表で会計の仕事を「見える化」

PTA会計 年間スケジュールを作り、集金日、支払予定日、報告の締切をカレン ダーにまとめます。これを役員全員と共有すると、書記や担当委員からも早めに領収 書が集まり、会計の仕事が集中しにくくなります。

日常業務：入出金管理と領収書・帳簿の整理

通常、各役員が立て替え払いしたものを会計担当が領収書と引き換えに精算する流れが採用されます。可能な限りこまめに領収書をもらい、現金出納帳やエクセル台帳に記録します。数か月に一度は通帳残 高と帳簿を照合し、記入漏れやミスをチェックします。

中間報告：予算の使われ方を途中でチェックする

PTAによっては秋ごろに中間決算を出し、予算と実績の差を役員会やクラス委員会で共有しま す。使われていない予算や不足しそうな項目を確認します。必要なら予算の組み替え案を検討しますが、ここまでやる例はないでしょう。透明な説明があれば、会員の納得も得やすくなります。

不正を疑われないためにも、PTA会計不正を防ぐためのポイント　を確認しておきましょう。

年度末：決算・監査・総会報告までの一連の流れ

年度末には、全ての領収書と帳簿をそろえ、決算報告書を作ります。その後、監 査委員が通帳や書類を確認し、問題がないかチェックします。PTA総会で決算・監査 の結果を報告し、会員から承認を得て1年を締めくくります。

余剰金が出た場合の扱いについては、PTAの余剰金・寄付金の考え方で詳しく解説しています。

次年度への引き継ぎとチェックリストの作成

引き継ぎでは、通帳・印鑑・帳簿・データ・マニュアルを一覧表で確認しながら 渡します。決算 監査 流れや年間スケジュールも一緒に説明します。簡単なチェック リストを作ると、次の会計担当も安心してスタートできます。

PTA会計を効率化する仕組みとデジタル活用

不正を防ぐ「内部けん制」と複数人チェックの仕組み

通帳と印鑑の分離管理や、2名以上の承認印で支出を決めるなど、内部牽制（お互 いにチェックする仕組み）を整えます。お金を扱う人を分け、会計と監査委員を別の 人にすることで、不正の起きにくい環境を作ります。

エクセル・会計ソフトで帳簿づけを効率化する

PTAでは手書きノートが散見されますが、もちろんエクセルやクラウド会計ソフトを使うと集計ミスが減ります。テン プレートを共有し、収支科目を統一しておくと、誰が入力しても同じ形式の会計報告 になります。会計 効率化により、残業時間も減らせます。

現金精算から振込・キャッシュレスの利用へ切り替える

現金手渡しでの精算が通常ですが、学校によっては遠方で顔を合わせる機会が少ないことから銀行振込や QRコード決済などを取り入れることも検討しましょう。会計担当の負担が軽くなります。ネットバンキン グを使えば、通帳記帳の回数も減らすことができます。

書類保管・データ共有をクラウドでシンプルに

決算書、予算書、会計マニュアルなどをクラウドストレージに保存し、役員だけ が見られるようにします。紙の原本は年度ごとにファイルボックスで整理し、保存年 限を決めておくと、保管場所と検索の手間を減らせます。

わかりやすい会計報告で信頼と参加意欲を高める

専門用語を減らし、グラフや円チャートで「何にいくら使ったか」を示すと、会 員にも伝わりやすくなります。年1回だけでなく、学年だよりやPTA広報紙で年度半ばでの簡単な会 計報告を行う例もあるようです。透明性が上がり、不信感も防げます。

会計効率化がPTA役員の仕事と運営にもたらす効果

作業を標準化しデジタル化することで、PTA役員 仕事の量を減らし、なり手不足 の解消にもつながります。会計に時間を取られすぎず、本来の目的である子どものた めの活動に、より多くのエネルギーを向けられます。

PTA改革を進めるために、ぜひ他の記事もご参照ください

PTA会計は、一度仕組みを整えれば、毎年の負担を大きく軽減できます。 本記事で紹介した年間スケジュールや内部牽制の仕組みを実践することで、透明性と 信頼性の高いPTA運営が実現します。

さらに、PTAの効率化・健全化を進めるためのヒントとして、当ブログの他の記事 もぜひご参照ください。「PTA会計デジタル化」「PTA会費の適切な使い道」「会計管理と不正防止の基本」など、 元会計士＆PTA大好きが実践してきた、現場で即役立つ情報が満載です。

PTAが「負担」ではなく「子どもたちの未来を支えるやりがいのある活動」になる よう、私たちと一緒に改革を進めていきましょう。